Einberufung der Vertreterversammlung 2021

Auf der gemeinsamen Sitzung von Aufsichtsrat und Vorstand am 31. Mai 2021 haben beide Organe nach Beschlussvorlage durch den Vorstand die

Durchführung der Vertreterversammlung bis zum
29. Juni 2021 im schriftlichen Verfahren

beschlossen.

Nach über einem Jahr andauernden Einschränkungen auf Grund der Corona-Pandemie mussten wir vor dem Hintergrund der aktuellen gesetzlichen Regelungen zu Maßnahmen im Rahmen der Viruseindämmung wiederholt die Frage stellen, ob die Vertreterversammlung mit einer physischen Anwesenheit der Vertreter bis zum 30. Juni 2021 durchführbar sein wird.

Es entspricht unserer Fürsorgepflicht gegenüber unseren Vertretern und natürlich auch allen Mitgliedern sowie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der WGS, die Vorbereitung und Planung von Vertreterversammlungen unter diesen besonderen schwierigen Verhältnissen mit einer hohen Verantwortung zu planen.

In Würdigung der wesentlichen Einschränkungen, der noch erforderlichen sozialen Distanzierung spielte die Altersstruktur unserer Vertreter bei der Beantwortung der Frage eine besondere Rolle. Das Durchschnittsalter der 52 Vertreter liegt aktuell bei rd. 68 Jahren. Trotz fortschreitender Corona-Schutzimpfungen kann das grundsätzlich bestehende SARS-CoV-2-Infektionsrisiko auch mit strengen Hygienemaßnahmen für eine Veranstaltung mit allen einzuladenden Vertretern, 5 Aufsichtsrats- und 2 Vorstandsmitgliedern sowie einer größeren Zahl an mitorganisierenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen nicht ausgeschlossen werden. Ein ausreichend großer Versammlungsraum steht in Sangerhausen ebenso nicht für uns zur Verfügung.

Es ist zu bedenken, dass viele Menschen immer noch verunsichert sind und im Regelfall größere Veranstaltungen meiden. Das könnte wiederum Auswirkungen auf die Beschlussfähigkeit einer späteren Vertreterversammlung im Jahr 2021 haben.

Wenn die Durchführung einer Vertreterversammlung auch in diesem Jahr erkennbar nicht möglich ist, empfiehlt der GdW - Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen - die Einholung möglicher Beschlüsse neben dem Hybridverfahren (Präsenz und Online) auch wieder in einem schriftlichen Verfahren.

Grundlage für die Ausübung des Stimmrechtes der Vertreter durch eine schriftliche Stimmabgabe ist Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27.03.2020 - § 3 Abs. 1 Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie in Verbindung mit der Verordnung zur Verlängerung von Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins- und Stiftungsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 20.10.2020.

Durchführung der Vertreterversammlung

Das schriftliche Verfahren ist durch 4-Wochen-Phasen gekennzeichnet, die ein Mindestmaß an demokratischen Grundregeln und an genossenschaftlichen Mitgliederrechten ermöglichen soll.

Allen Vertretern ist der zeitliche Rahmen über die 4 Phasen mit Beginn am 2. Juni 2021 schriftlich zugegangen, wobei die Phase 1 bereits mit dem Einberufungsbrief zur Vertreterversammlung startet.

In der Phase 2 haben alle Vertreter ab dem 9. Juni bis zum 16. Juni 2021 Zeit, ihr Rede-, Frage-, Antrags- und Auskunftsrecht durch postalische, telefonische oder E-Mail-Mitteilung wahrzunehmen. Darüber hinaus hat der Vorstand Zeitfenster für persönliche Vorsprachen am 10. und am 15. Juni von 8:00 bis 9:30 Uhr und von 14:00 bis 17:00 Uhr eingerichtet.

Bis zum 18. Juni 2021 der Phase 3 reagieren der Vorstand und der Aufsichtsrat schriftlich auf die Fragen (Frage-Antwort-Liste - FAQ-Liste) und übermitteln den Vertretern den persönlichen Stimmzettel mit den Beschlüssen und den Wahlzettel für den Aufsichtsrat.

Bis zum 28. Juni 2021, 24:00 Uhr, in der Phase 4 müssen die ausgefüllten und unterschriebenen Stimmzettel sowie Wahlzettel der WGS zugegangen sein.

Der Tag der Beschlussfassung am 29. Juni 2021 (um 14:00 Uhr) durch Auszählung der Stimmen auf den Stimmzetteln ersetzt damit den Tag der Präsenz-Vertreterversammlung. Um die Ordnungsmäßigkeit der Auszählung der Stimmzettel sowie der Wahlzettel zur Wahl von Mitgliedern des Aufsichtsrates zu unterstreichen, haben wir eine notarielle Aufsicht sichergestellt.

Tagesordnung

  1. Eröffnung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden und Feststellung der Beschlussfähigkeit (Eingang der Stimmzettelbriefe)  
  2. Festlegung der Stimmzähler durch den Versammlungsleiter  
  3. Auszählung der Stimmen lt. der Abstimmungszettel (persönliche Stimmzettel) zu den Beschlussfassungen lt. Beschlussvorlagen zu den Regularien zum Jahresabschluss zum 31.12.2020, zur Ergebnisverwendung 2020, zur Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2020, zur Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2020, zur Genehmigung des Auseinandersetzungsguthabens zur Auszahlung am 30. Juni 2021 und zur Überarbeitung der Haus- und Brandschutzordnung  
  4. Auszählung der Stimmen lt. der Wahlzettel für den Aufsichtsrat  

Der Jahresabschluss zum 31.12.2020, der Lagebericht des Geschäftsjahres 2020, der Bericht des Aufsichtsrates über seine Tätigkeit im Jahr 2020, die Erklärung des Aufsichtsrates an die Vertreter sowie die Beschlussvorlagen (Regularien zum Jahresabschluss 31.12.2020 und Beschluss zur Überarbeitung der Haus- und Brandschutzordnung) liegen in unserer Geschäftsstelle – Darrweg 9 – am Empfang zur Einsichtnahme für alle Mitglieder der Wohnungsbaugenossenschaft Sangerhausen e.G. aus. Die pandemiebedingten Hygieneregeln und Schutzmaßnahmen sind zu beachten.