Eine starke Gemeinschaft

Einberufung der Vertreterversammlung 2020

Auf der gemeinsamen Sitzung von Aufsichtsrat und Vorstand am 18. Mai 2020 haben beide Organe nach Beschlussvorlage durch den Vorstand die

Durchführung der Vertreterversammlung bis zum
30. Juni 2020 im schriftlichen Umlaufverfahren

beschlossen.
Vor dem Hintergrund der aktuellen gesetzlichen Regelungen der Maßnahmen zur Eindämmung des neuen Corona-Virus mussten wir in der Vorbereitungszeit für die Vertreterversammlung die Frage stellen, ob diese mit einer physischen Anwesenheit der Vertreter bis zum 30. Juni 2020 durchführbar sein wird.

Insbesondere die Würdigung der Altersstruktur unserer Vertreter spielte hierbei eine besondere Rolle. Es ist auch zu bedenken, dass viele Menschen nicht nur aktuell, sondern auch in den nächsten Monaten stark verunsichert sein werden und im Regelfall größere Veranstaltungen meiden, selbst wenn sie wieder möglich sind. Das könnte wiederum Auswirkungen auf die Beschlussfähigkeit einer nicht fristgerechten, d.h. nach dem 30. Juni 2020 stattfindenden Vertreterversammlung haben.

Es entspricht unserer Fürsorgepflicht gegenüber unseren Vertretern und natürlich gegenüber allen Mitgliedern und auch Mitarbeitern der Genossenschaft, die Vorbereitung und Planung der Vertreterversammlung unter diesen besonderen schwierigen Verhältnissen mit einer hohen Verantwortung vorzunehmen. Wenn die Durchführung einer Vertreterversammlung in diesem Jahr erkennbar nicht möglich ist, empfiehlt der GdW - Bundesverband deutscher Wohnungs- und Immobilienunternehmen - die Einholung möglicher Beschlüsse in einem (schriftlichen) Umlaufverfahren.

Grundlage für die Ausübung des Stimmrechtes der Vertreter durch eine schriftliche Stimmabgabe ist Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 28.03.2020 - § 3 Abs. 1 Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie

Durchführung der Vertreterversammlung

Das schriftliche Umlaufverfahren ist durch 4-Wochen-Phasen gekennzeichnet, die ein Mindestmaß an demokratischen Grundregeln, an genossenschaftlichen Mitgliederrechten ermöglichen soll.

Allen Vertretern ist der zeitliche Rahmen über die 4 Phasen schriftlich zugegangen, wobei die Phase 1 bereits mit dem Einberufungsbrief zur Vertreterversammlung beginnt.

In der Phase 2 haben alle Vertreter ab dem 8. Juni bis zum 14. Juni 2020 Zeit, ihr Rede-, Frage-, Antrags- und Auskunftsrecht durch schriftliche Mitteilung oder durch Mitteilung per E-Mail wahrzunehmen. Darüber hinaus hat der Vorstand Zeitfenster für persönliche Vorsprachen am 9. und am 11. Juni sowie am 16. und am 18. Juni jeweils von 8:00 bis 9:30 Uhr und von 14:00 bis 17:00 Uhr eingerichtet.

Bis zum 21. Juni 2020 der Phase 3 reagiert der Vorstand und der Aufsichtsrat schriftlich auf die Fragen (Frage-Antwort-Liste - FAQ-Liste) und übermittelt den Vertretern den persönlichen Stimmzettel mit den Beschlüssen.

Bis zum 29. Juni 2020 24:00 Uhr in der Phase 4 müssen die ausgefüllten und unterschriebenen Stimmzettel der WGS zugegangen sein.

Der Tag der Beschlussfassung am 30. Juni 2020 (um 14:00 Uhr) durch Auszählung der Stimmen auf den Stimmzetteln ersetzt damit den Tag der Präsenz-Vertreterversammlung. Um die Ordnungsmäßigkeit der Auszählung der Stimmzettel zu unterstreichen, haben wir eine notarielle Aufsicht sichergestellt.

Tagesordnung    
  1. Eröffnung durch den Aufsichtsratsvorsitzenden und Feststellung der Beschlussfähigkeit (Rücklauf der Stimmzettelbriefe)  
  2. Festlegung der Stimmzähler durch den Versammlungsleiter  
  3. Auszählung der Stimmen lt. der Abstimmungsbögen (persönliche Stimmzettel) zu den Beschlussfassungen lt. Beschlussvorlagen zu den Regularien zum Jahresabschluss zum 31.12.2019, zur Ergebnisverwendung 2019, zur Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019, zur Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019, zur Genehmigung des Auseinandersetzungsguthabens zur Auszahlung am 30. Juni 2020 und zur Neufassung der Satzung  

Der Jahresabschluss zum 31.12.2019, der Lagebericht des Geschäftsjahres 2019, der Bericht des Aufsichtsrates über seine Tätigkeit, die Erklärung des Aufsichtsrates an die Vertreter sowie die Beschlussvorlagen (Regularien zum Jahresabschluss 31.12.2019 und Beschluss zur Satzungsneufassung) liegen in unserer Geschäftsstelle – Darrweg 9 – am Empfang zur Einsichtnahme für alle Mitglieder der Wohnungsbaugenossenschaft Sangerhausen e.G. aus.